Mengenal Sistem 'Kanban': Cara Efektif Kelola Proyek ala Perusahaan Global

Jakarta: 'Kanban', metode manajemen proyek yang lahir dari industri manufaktur Jepang, kini menjadi solusi efisiensi kerja di berbagai sektor bisnis modern. Diterapkan oleh raksasa seperti Toyota, Spotify, dan Nike, sistem ini membantu tim mencapai tujuan dengan visualisasi kerja yang jelas dan adaptif. Berikut penjelasan lengkapnya, dilansir dari laman Asani dan Telkom University.

Kanban merupakan metode agile yang menggunakan visualisasi kartu pada papan kolaboratif untuk mengatur alur kerja. Istilah 'Kanban' sendiri berasal dari bahasa Jepang yang berarti visual card. Sistem ini pertama kali dikembangkan oleh insinyur Toyota pada 1940-an untuk mengoptimalkan proses produksi.

Papan Kanban umumnya dibagi ke dalam kolom seperti To Do, In Progress, dan Done. Setiap tugas direpresentasikan dalam bentuk kartu yang dipindahkan sesuai dengan perkembangan pekerjaan.

Mekanisme pembatasan Work in Progress (WIP) juga diterapkan untuk mencegah penumpukan pekerjaan dan memastikan fokus tim tetap terjaga.
 

Baca juga: Perbedaan Permintaan dan Penawaran, Hukum Ekonomi yang Bisa Bikin Harga Saham hingga Bitcoin Naik-Turun

 

Fungsi sistem Kanban

Dalam praktiknya, Kanban memiliki lima fungsi utama. Pertama, berperan sebagai instruksi produksi yang mengatur tugas dan koordinasi antardivisi secara transparan. Kedua, memberikan pengendalian visual sehingga kemajuan kerja bisa dipantau secara real-time melalui papan fisik maupun digital.

Ketiga, membantu menetapkan prioritas dengan menandai tugas-tugas penting agar tim fokus pada hal-hal kritikal. Keempat, memungkinkan adaptasi terhadap perubahan jadwal ketika muncul kendala atau kebutuhan baru. Kelima, memudahkan identifikasi masalah dengan visualisasi alur kerja sehingga hambatan cepat terdeteksi.


(Ilustrasi metode Kanban. Foto: kanbantool-com)
 

Penerapan sistem Kanban

Penerapan Kanban juga memberikan sejumlah keuntungan. Transparansi yang dihadirkan mendorong kolaborasi tim lebih baik serta meningkatkan komunikasi dan akuntabilitas. Efisiensi pun meningkat berkat pembatasan WIP yang mencegah beban kerja berlebihan.

Selain itu, sistem ini fleksibel karena mudah disesuaikan dengan dinamika bisnis tanpa biaya tambahan. Visualisasi yang jelas turut membantu setiap anggota tim memahami tanggung jawab dan progres pekerjaannya.

Salah satu contoh penerapan Kanban ada pada tim IT. Papan digital dibagi menjadi kolom To Do, In Progress, Review, Testing, hingga Done. Setiap tugas pengembangan perangkat lunak ditulis pada kartu virtual dan tim membatasi maksimal lima tugas di kolom In Progress.

Pertemuan harian atau stand-up meeting dilakukan untuk mengevaluasi progres, sementara kartu dipindahkan antar kolom sesuai status penyelesaian.

Dari manufaktur hingga startup digital, Kanban terbukti mampu meningkatkan produktivitas dan kolaborasi. Berbagai tools digital kini memungkinkan sistem Kanban diimplementasikan secara luas, baik oleh tim kecil maupun perusahaan multinasional. (Muhammad Adyatma Damardjati)