Mengenal Reimburse: Pengertian, Jenis, Contoh, dan Cara Mengajukannya

Jakarta: Istilah reimburse atau reimbursement kerap ditemukan dalam dunia kerja, terutama ketika karyawan mengeluarkan uang pribadi untuk kebutuhan operasional perusahaan. Melalui sistem ini, karyawan dapat mengajukan penggantian dana atas biaya yang telah dikeluarkan sesuai ketentuan perusahaan.

Melansir Pegadaian, reimburse adalah proses penggantian uang dari perusahaan kepada karyawan atas biaya yang sebelumnya dikeluarkan untuk kepentingan pekerjaan atau operasional bisnis.

Pengeluaran tersebut biasanya mencakup biaya transportasi, perjalanan dinas, pembelian perlengkapan kantor, hingga kebutuhan operasional lainnya. Namun, tidak semua pengeluaran pribadi dapat diajukan karena harus berkaitan dengan pekerjaan dan sesuai kebijakan perusahaan.

Jenis-jenis reimburse

Secara umum, terdapat beberapa jenis reimburse yang dapat diterapkan sesuai kebutuhan karyawan dan perusahaan. Berikut di antaranya:

1. Reimburse pajak

Reimburse pajak merupakan penggantian dana ketika karyawan membayar pajak penghasilan secara mandiri, sementara perusahaan juga melakukan pemotongan pajak dari gaji. Pengajuan dapat disertai dokumen pendukung seperti Surat Pemberitahuan Tahunan (SPT).

2. Reimburse asuransi

Jenis ini biasanya berkaitan dengan asuransi kesehatan. Karyawan atau pemegang polis membayar biaya pengobatan menggunakan uang pribadi terlebih dahulu, kemudian mengajukan penggantian kepada perusahaan asuransi sesuai batas pertanggungan.

Biaya yang dapat diklaim umumnya meliputi rawat inap, rawat jalan, obat-obatan, kunjungan dokter, hingga tindakan operasi.

3. Reimburse hukum

Reimburse hukum merupakan penggantian biaya yang dikeluarkan karyawan untuk kebutuhan proses hukum maupun negosiasi bisnis. Contohnya, pengeluaran untuk menyelesaikan persoalan hukum perusahaan atau meninjau dokumen perjanjian.

(Ilustrasi. Foto: Freepik)

Biaya yang bisa diajukan untuk reimburse

Selain ketiga jenis tersebut, terdapat sejumlah pengeluaran yang umumnya dapat diajukan untuk mendapatkan penggantian dana dari perusahaan, antara lain:

• Biaya transportasi: meliputi bensin, tol, parkir, taksi, dan transportasi online untuk keperluan pekerjaan.
• Biaya perjalanan dinas: mencakup tiket transportasi, penginapan, makan, serta kebutuhan administrasi selama perjalanan.
• Pembelian perlengkapan kerja: seperti alat tulis, kabel data, dan kebutuhan operasional kantor.
• Keperluan operasional dan proyek: misalnya biaya sewa tempat rapat, pembelian alat pendukung bisnis, dan kebutuhan proyek.
• Biaya kesehatan: meliputi kacamata, perawatan gigi, obat resep dokter, serta pengeluaran kesehatan lain sesuai kebijakan perusahaan.

Cara mengajukan reimburse ke perusahaan

Agar pengajuan penggantian dana dapat diproses, karyawan perlu memperhatikan beberapa tahapan berikut:

1. Siapkan dokumen pendukung

Karyawan perlu mengumpulkan bukti transaksi, seperti nota, invoice, atau bukti pembayaran lainnya. Dokumen tersebut menjadi dasar perusahaan untuk memeriksa pengeluaran yang diajukan.

2. Ajukan reimburse sesegera mungkin

Pengajuan sebaiknya dilakukan setelah pengeluaran terjadi. Hal ini penting karena beberapa perusahaan memiliki batas waktu tertentu untuk pengajuan klaim.

3. Pahami syarat dan prosedur perusahaan

Setiap perusahaan memiliki ketentuan dan alur pengajuan reimburse yang berbeda. Karyawan perlu memahami persyaratan, prosedur, serta sistem yang digunakan agar klaim tidak terkendala.

4. Periksa nominal penggantian

Setelah dana diterima, karyawan perlu memastikan jumlah yang dibayarkan sudah sesuai dengan pengeluaran yang disetujui. Jika terdapat kekurangan, karyawan dapat melakukan konfirmasi kepada perusahaan.

5. Hindari kecurangan dalam pengajuan

Karyawan harus memastikan seluruh informasi dan bukti transaksi benar. Memalsukan bukti pembayaran, menaikkan nominal pengeluaran, atau mengajukan biaya pribadi sebagai kebutuhan perusahaan merupakan tindakan yang harus dihindari.

Dengan memahami sistem reimburse, karyawan dapat mengelola pengeluaran pekerjaan secara lebih teratur. Sementara itu, perusahaan dapat melakukan pencatatan dan pengawasan anggaran operasional dengan lebih transparan. (Natasya Dwi Putri)