Contoh Surat Pesanan Barang Lengkap dengan Cara Membuatnya

Jakarta: Pada dunia usaha, terdapat banyak sekali jenis surat bisnis yang dapat digunakan, salah satunya adalah surat pesanan. Singkatnya, surat pesanan merupakan surat yang dimanfaatkan oleh salah satu pihak biasanya pembeli untuk dapat memesan barang kepada pihak lainnya.

Surat ini biasanya digunakan biasanya karena memang sudah sering terjadi pembelian di tempat tersebut, atau juga karena adanya penawaran menarik yang diberikan.

Surat pesanan bukan hanya sebagai alat penunjang pembelian, melainkan juga menjadi dokumen formal yang cukup penting untuk dapat memastikan transaksi bisnis nantinya berjalan dengan lancar. Dokumen ini juga memastikan pesanan yang dipesan dan pembayarannya sudah sesuai dengan harapan kedua belah pihak yang menjalin kerja sama bisnis.

Pengertian surat pesanan

Surat pesanan barang merupakan dokumen tertulis yang digunakan oleh suatu bisnis atau perusahaan untuk dapat mengajukan permintaan pembelian suatu barang kepada pihak penjual atau pemasok. Surat ini hadir sebagai langkah awal dalam proses pembelian. Dalam sebuah surat pesanan berisikan beberapa informasi penting, di antaranya:

• Identitas pembeli, seperti nama, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya dari pihak yang membeli.
• Identitas penjual, yaitu nama, alamat, dan kontak dari pihak yang menjual barang.
• Deskripsi lengkap mengenai barang yang akan dibeli, terdiri atas kuantitas, nomor katalog (jika ada), spesifikasi teknis, ukuran, dan atribut lainnya.
• Harga per unit atau harga total barang yang akan dibeli.
• Metode pembayaran yang akan digunakan oleh pembeli, seperti pembayaran tunai saat barang diterima, transfer bank, cek, atau kartu kredit.
• Tanggal atau rentang waktu ketika pembeli mengharapkan barang akan dikirimkan atau tersedia untuk diambil.
• Informasi mengenai syarat-syarat dan ketentuan-ketentuan pembelian.
• Surat pesanan barang biasanya ditandatangani oleh pihak yang berwenang dari pihak pembeli sebagai bentuk persetujuan atas pesanan tersebut.

Cara membuat surat pesanan barang

Terdapat beberapa langkah yang harus dilakukan untuk dapat membuat surat pemesanan barang. Tahapan ini memastikan informasi yang jelas dan lengkap terkait pemesanan. Adapun langkah-langkah umum yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

1. Memahami kebutuhan apa yang akan dipesan

Langkah pertama adalah menentukan jenis dan jumlah barang yang akan diperlukan, serta spesifikasi teknisnya. Pada tahapan ini harus dipastikan segala informasi yang diperlukan sesuai sebelum memulai surat.

2. Membuat format surat

Atur format surat dengan menuliskan informasi-informasi yang penting dan harus dicantumkan ke dalam surat, seperti tanggal, alamat penerima dan juga alamat pengirim. Format yang digunakan dapat berupa format surat bisnis yang standar dan sesuai.

3. Menuliskan penjelasan awal

Mulai menulis surat dengan menjelaskan dan menyebutkan kepada siapa surat ini akan ditujukan. Biasanya surat ini ditujukan kepada penjual atau pemasok tempat pembelian barang.

4. Melakukan identifikasi diri

Menjelaskan identitas perusahaan atau individu yang membeli dan memesan barang. Sertakan nama, alamat dan juga nomor telepon dan informasi kontak yang relevan lainnya.

5. Rincikan detail barang yang akan dipesan

Berikan deskripsi yang jelas dan sesuai mengenai barang yang akan dipesan dan juga spesifikasi jika diperlukan. Cantumkan secara rinci jumlah barang yang dipesan, nomor katalog dan juga atribut lainnya yang relevan dengan pemesanan barang.

6. Hitung harga dan biaya serta tentukan metode pembayaran

Tetapkan harga barang per unit dan hitung total biaya. Sertakan informasi mengenai biaya pengiriman, pajak dan juga biaya tambahan lainnya. Jelaskan metode pembayaran yang akan digunakan dalam pemesanan tersebut, baik itu cash atau dilakukan dengan menggunakan transfer bank.

7. Tentukan tanggal pengiriman

Tentukan tanggal pengiriman sesuai dengan waktu yang telah diharapkan. Dengan begitu, penjual dapat memperkirakan waktu dan mempersiapkan pesanan sesuai dengan tanggal yang ditentukan.

8. Syarat dan Ketentuan

Jangan lupa untuk menuliskan informasi mengenai syarat dan ketentuan transaksi, seperti kebijakan pembelian barang, garansi dan lainnya yang dibutuhkan.

9. Penutup dan Lampiran

Akhiri surat dengan penutup dan mengucapkan terima kasih, serta tanda tangani surat pemesanan barang dengan informasi nama dan jabatan. Jika pada dokumen tersebut terdapat brosur produk atau informasi teknis tambahan lainnya, dapat dilampirkan bersamaan dengan surat.

Contoh Surat Pesanan

SURAT PEMESANAN BARANG

Nomor Surat Pesanan: 001/SPB/2025
Tanggal: 15 Oktober 2025
Penyedia:
Mega Elektro
Jl. Jendral Sudirman No. 40 Jakarta Selatan

Pemesan:
Elektronik Maju
Jl. Nasional No. 100 Jakarta Pusat

Menyatakan bahwa kami telah memesan barang-barang berikut kepada perusahaan Anda:
 

Nama Barang	Jumlah	Harga	Total Harga
Laptop	10	Rp10.000.000	Rp100.000.000
Monitor	5	Rp5.000.000	Rp25.000.000
Printer	2	Rp2.000.000	Rp4.000.000
Total			Rp131.000.000

Total harga barang yang dipesan adalah Rp131.000.000

Kami mohon agar barang-barang tersebut dapat dikirim paling lambat tanggal 20 November 2025

Alamat Pengiriman:
Elektronik Maju
Jl. Nasional No. 100 Jakarta Pusat

Keterangan:
Pembayaran dilakukan melalui transfer bank ke rekening PT. Mega Elektro.
Barang yang dikirim harus sesuai dengan pesanan dan dalam kondisi baik.
Jika ada kerusakan pada barang saat pengiriman, maka akan diganti oleh PT. Mega Elektro.

Hormat Kami,

Elektronik Maju

[Nama]

[Jabatan]

Pastikan keseluruhan informasi yang dicantumkan benar ketika melakukan proses pembuatan surat pesanan. Setelah menulis surat, baca kembali dengan seksama dan pastikan keseluruhan informasi sudah benar dan tidak ada kesalahan atau kekurangan sebelum mengirimkan kepada pihak penjual atau pemasok. (Khairunnisa Puteri M)