Masih Bingung Apa Itu Invoice? Ini Penjelasan Lengkapnya!

Jakarta: Istilah invoice menjadi salah satu istilah yang sering kita temukan di kehidupan sehari-hari, terkhususnya para pelaku usaha dan bisnis. Sebagai pelaku usaha, terkhususnya yang masih baru memulai, penting untuk dapat mengetahui apa itu invoice dan kegunaannya.
 
Invoice seringkali disamakan dengan nota ataupun kuitansi. Padahal, invoice, kuitansi dan juga nota merupakan tiga hal yang berbeda. Penting untuk seorang pelaku usaha memahami apa itu invoice, serta apa kegunaannya.
 

Pengertian invoice

 
Invoice atau tagihan merupakan sebuah dokumen yang digunakan dalam bisnis untuk dapat mencatat detail penjualan barang atau juga jaga kepada pelanggan. Dokumen ini biasanya digunakan sebagai sebuah bukti transaksi dan juga permintaan pembayaran kepada para pelanggan.
 
Sebuah invoice biasanya berisikan informasi-informasi penting terkait pemesanan seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, tanggal faktur, nomor faktur, deskripsi barang atau jasa yang dipesan, jumlah pesanan, harga unit, total biaya dan juga instruksi pembayaran.
 
Dokumen ini juga digunakan agar dapat melacak dan mengelola arus kas, memantau penjualan dan juga mempermudah pelacakan pembayaran pada suatu bisnis. Selain itu, invoice juga kerap kali digunakan sebagai dasar untuk klaim pajak dan juga pengajuan audit.
 

Baca juga: Apa Itu Penghasilan Neto? Pahami Konsep dan Cara Menghitungnya untuk Pajak

 

Fungsi invoice

 
Fungsi utama dari invoice adalah untuk dapat melakukan pencatatan transaksi penjualan antara penjual dan pembeli. Dokumen ini berperan sebagai pemberian informasi mengenai barang atau jasa yang dibeli, jumlah yang harus dibayar dan juga instruksi pembayaran kepada para pembeli:
 
Adapun beberapa fungsi penting penggunaan dokumen invoice ini adalah sebagai berikut:
 

1. Sebagai sebuah bukti transaksi

Invoice berperan sebagai sebuah bukti tertulis yang menunjukkan adanya transaksi antara penjual dan pembeli. Pada sebuah invoice, terdapat catatan penting yang detail mengenai barang atau jasa yang dibeli, harga, jumlah dan juga total pembayaran yang harus dilakukan oleh pembeli kepada penjual.
 

2. Sebagai catatan keuangan

Penting untuk sebuah perusahaan melakukan pencatatan atas setiap transaksi penjualan dalam sebuah dokumen tagihan. Dengan melakukan pencatatan ini, perusahaan dapat melacak pendapatan yang diperoleh dari penjualan dan mengelola arus kas yang ada dengan efektif. Karena itu, dokumen tagihan atau invoice ini masuk ke dalam catatan keuangan.
 

3. Sebagai alat pemprosesan pembayaran

Dalam sebuah invoice juga mencakup rekening bank, tanggal jatuh tempo serta instruksi untuk pembayaran lainnya. Dengan adanya kehadiran invoice, pembeli dapat dengan mudah melakukan pembayaran dengan tepat waktu dan dapat memastikan transaksi yang dilakukan terselesaikan secara akurat.
 

4. Sebagai alat pengontrol persediaan

Pada sebuah dokumen tagihan atau invoice, detail barang dituliskan dengan jelas dan detail. Penulisan ini membantu perusahaan untuk dapat mengontrol persediaan dengan melacak persediaan stok yang terjual atau produk apa saja yang keluar dari gudang.
 

5. Untuk audit dan pelaporan

Invoice berfungsi pula sebagai sumber data audit internal dan juga eksternal perusahaan. Saat perusahaan diperiksa sedang melakukan penyusunan laporan keuangan atau adanya pemeriksaan dari auditor, dokumen ini berperan sebagai bukti transaksi yang telah terjadi.
 

6. Membangun hubungan antara penjual dan pelanggan

Invoice juga berperan sebagai jembatan pembangun hubungan yang baik dengan para pelanggan. Terdapat di dalamnya rincian yang jelas tentang transaksi, termasuk kontak perusahaan, informasi produk, dan layanan pelanggan.


(Ilustrasi. Foto: Freepik)
 

Jenis-jenis invoice

 
Terdapat pula beberapa jenis invoice yang harus diketahui oleh para pelaku usaha, di antaranya adalah:
 

1. Invoice penjualan

Invoice penjualan merupakan jenis yang paling umum digunakan untuk mencatat penjualan barang atau jasa kepada para pelanggan. Invoice jenis ini berisikan informasi penting seperti tanggal penjualan, rincian barang atau jasa yang dibeli, jumlah yang harus dibayarkan, syarat pembayaran, dan informasi kontak penjual dan juga pembeli.
 

2. Invoice pembelian

Invoice jenis ini dikeluarkan oleh pemasok kepada para pembeli untuk dapat mencatat pembelian barang atau jasa. Invoice pembelian biasanya berisikan informasi seperti tanggal pembelian, rincian barang atau jasa yang dibeli, jumlah yang harus dibayar, syarat pembayaran, dan informasi kontak pemasok dan pembeli.
 

3. Invoice proforma

Invoice proforma digunakan sebagai alat perkiraan biaya untuk dapat membantu pembeli mempersiapkan pembayaran atau juga untuk dapat persetujuan sebelum melakukan transaksi. Biasanya dokumen tagihan ini dikeluarkan sebelum penjualan sebenarnya terjadi.
 

4. Invoice retur

Dokumen jenis ini digunakan ketika terjadi kesalahan atau kerusakan pada barang yang dibeli. Pembeli dapat mengembalikan barang kepada penjual dengan menggunakan invoice jenis ini. Penjual mengeluarkan invoice retur yang mencatat pengembalian barang dan penyesuaian jumlah yang harus dibayar.
 

5. Invoice tagihan

Invoice jenis ini berisikan pengingat kepada pembeli untuk melakukan pembayaran yang belum dilunasi. Sering kali, dokumen ini digunakan ketika pelanggan belum membayarkan faktur atau jatuh tempo pembayaran telah melewati batas.
 
Beberapa jenis di atas merupakan jenis invoice yang umum dan sering digunakan dalam berbagai transaksi bisnis. Penting untuk diingat istilah dan formatnya dapat berbeda pada setiap sektor bisnisnya.
 

Format Penulisan Invoice

 
Ketika akan menuliskan sebuah invoice, terdapat beberapa hal umum yang harus dicantumkan. Berikut adalah beberapa informasi yang perlu ditulis dalam sebuah invoice:
 

• Informasi mengenai perusahaan, berisikan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat e-mail.
• Informasi mengenai pelanggan, berisikan nama pelanggan, alamat, nomor telepon, dan alamat email pelanggan.
• Rincian faktur, ditulis di sana tanggal faktur, nomor faktur (berbeda untuk setiap invoice), dan tanggal jatuh tempo pembayaran.
• Deskripsi barang atau jasa, berisikan rincian lengkap mengenai barang atau jasa yang dibeli, jumlah, harga unit, dan total biaya.
• Total pembayaran, jumlah total yang harus dibayarkan oleh pelanggan kepada penjual yang sudah termasuk pajak dan biaya pengiriman lainnya.
• Metode pembayaran, berisikan instruksi mengenai tata cara pembayaran, dan informasi seperti rekening bank atau opsi pembayaran lainnya.
• Syarat dan ketentuan, berisikan informasi mengenai syarat pembayaran, kebijakan pengembalian, atau ketentuan lain yang relevan.
• Informasi tambahan, berisi informasi tambahan seperti nomor pesanan, referensi, atau instruksi yang mungkin diperlukan untuk melanjutkan proses pemesanan.